Archivo

Competencias


· Actitud para realizar
· Habilidad
· Logros
· Motivación
· Capacidad
· Destrezas

Actitud + Competencias + Habilidad = Producto

Educación para el trabajo y el desarrollo humano + Marco normativo = Alternativa para el diseño de nuestra oferta educativa


Funciones Claves

· Organizar
· Documentar
· Archivar
· Verificar

Funciones Principales

· Plan de trabajo
· Organizado
· Contribuciones
· Cumplido
· Acatar sugerencias




Siglas

· NTC – Normas Tecnicas Colombianas
· TIC – Tecnologias de la información y la comunicación
· PGD – Programa de Gestion Documental
· MGD - Manual de Gestion Documental
· FUID – Planear, hacer, verificar, analizar (Seguimiento o control)
· TRD – Tabla de Retencion Documental


Documentos oficiales – Correspondencia antiguamente
Normatividad de papeleo – 75 a 90 Grs.
Fondo documental – Unico archivo en la empresa


GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

· Normas de Gestion
· Servir la información, agil, oportuna, concisa

FUNCIONES

· Control
· Mantenimiento
· Almacenamiento de Documentos
· Recuperacion de la información


VOCABULARIO

1. Administración Documental
2. Archivo
3. Archivo de Gestion
4. Archivo histórico
5. Archivo intermedio
6. Caja X200
7. Caja X300
8. Casilleros
9. Clasificacion
10. Conservacion
11. Cronologico
12. Documentacion
13. Documento
14. Epistolar
15. Estructura Funcional
16. Expediente
17. Expurgo
18. Facsimil
19. Filatelia
20. Flujo
21. Flujograma
22. Foliación
23. Folio
24. Fondo Documental
25. Franqueadora
26. Franquicia
27. Gestionde Documentos
28. Legajo
29. Marbete
30. Minuta
31. Ordenación
32. Original
33. Perforar
34. Plazo Precaucional
35. Preclusion
36. Prescripción
37. Preservación
38. Radicación
39. Registrar
40. Rotular
41. Sección Documental
42. Selección
43. Serie
44. Subserie
45. Tablas de Retencion
46. Tipo Documental
47. Transferencia
48. Usuario


COMUNICACIÓN, INFORMACIÓN Y DOCUMENTO

· Datos
· Comunicación – Transmisión de un mensaje. Emisor y receptor
· Documento – Información
· Mensaje – Soporte y signos
· Documentología – Todo objeto físico
· Museología – Objetos que pueden exhibirse
· Historia – Testimonio del pasado humano
· Bibliotecología – Mensaje cultural que se edita
· Archivología – Texto que surge de la tramitación
· Derecho – texto con validez legal
· Diplomática (ciencias de la información) – Escrito en papel (Documento)

Los documentos pueden ser recibidos o producidos en razón de sus actividades Valor administrativo, fiscal, científico, económico, histórico o cultural


EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

· Archivo de Gestión o de oficina – Se produce
· Archivo central o intermedio – Se tramita
· Archivo histórico, o “inactivo” en oficinas – Disposición final, eliminación, selección, digitalización, microfilmación


CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ESTRUCTURA FÍSICA O CONTENIDO. SIGNOS.

CARACTERES INTERNOS

· Entidad productora: Razón social
· Orígenes Funcionales: Cargo y firma del responsable
· Fecha y lugar de Producción: Indica donde y cuando
· Contenido Sustantivo: Se refiere al asunto o tema


CARACTERES EXTERNOS

· Clase: Textual o no textual
· Tipo: Especie documental (carta, circular, etc.)
· Forma: Original o copia
· Formato: Unidad archivable, expediente, legajo o libro
· Cantidad: ejemplares

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

CLASIFICACIÓN


1. SEGÚN SU CLASE
· Documentos textuales
· Documentos no textuales
- Documentos iconográficos
- Documentos sonoros
- Documentos magnéticos
- Documentos materiales
- Documentos audiovisuales

2. SEGÚN LA TRADICIÓN DOCUMENTAL
· Original
· Copia
· Borrador
· Minuta (notas y boceto)

3. SEGÚN SU CONTENIDO
· Documentos dispositivos o imperativos
· Documentos testimoniales o probatorios
· Documentos informativos o noticiosos
· Documentos sustantivos o característicos
· Documentos comunes o facilitativos

4. SEGÚN EL GRADO DE ACCESIBILIDAD A LOS USUARIOS
· Documentos que deben ser publicados
· Documentos no clasificados con grado de confidencialidad
· Documentos confidenciales

5. SEGÚN EN ENTE PRODUCTOR O AUTOR
· Documentos duplicados
· Documentos privados

6. SEGÚN SU FUNCIÓN EN EL TIEMPO
· Documentos vitales
· Documentos importantes
· Documentos útiles
· Documentos no esenciales


NTC'S

CARTA





SOBRE




CIRCULAR INTERNA



CIRCULAR EXTERNA




MEMORANDO

ACTA




INFORME CORTO

INFORME LARGO














CONSTANCIA





CERTIFICADO





SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anteriormente, para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie.

Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su aplicación no ha sido del todo adecuada, pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (de fondo o sección) y no a series documentales, igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenación a todas las series sin observar las características propias de cada una de ellas. Resulta, pues, incorrecto ordenar cronológicamente TODOS los documentos de un archivo o TODOS los documentos de una misma unidad administrativa, pues se corre el riesgo de perder no solo toda la clasificación sino, además, la secuencia del trámite original.


Sistemas de ordenación numéricos

ORDINAL
Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.

CRONOLOGICO
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

Como se verá más adelante la ordenación cronológica es fundamental para ordenar el expediente (Véase El Expediente). Sistemas de ordenación alfabéticos Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede ser:
Onomástico
La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:

Toponímico (o alfabético-geográfico)
Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.
Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.

Temático
Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Por ejemplo:

Sistemas de ordenación mixtos

Alfanumérico 
Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:

También se puede ordenar de forma mixta (numérica por documento de identificación y alfabética por el nombre). Se utiliza para facilitar el acceso a series documentales de gran volumen y tienen que ver con expedientes de personas en entidades con un número elevado de empleados o entidades que prestan servicios a números elevados de usuarios, como Historias Clínicas y Expedientes Académicos de Alumnos.

Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican a la oficina productora, seguido de los dígitos de series y subseries. Por ejemplo: en la oficina de Secretaría General:

De esta manera se evidencia la ordenación por oficina como la propia serie, permitiendo ubicar físicamente por procedencia y por series documentales. 


Ordinal Cronológico


 Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad documental y después por el cronológico, así:

TABLAS DE RETENCION